Jobbanalyse er en prosess som innebærer innsamling og analyse av informasjon om stillinger, og er betraktet som selve grunnsteinen i rekrutteringsprosesser. Til tross for at vi er vel viten om viktigheten av å gjennomføre jobbanalyser i forbindelse med rekrutteringsprosesser, har det hatt en tendens til å bli nedprioritert av både teoretikere og praktikere.

Jobbanalyse

Det å gjennomføre en jobbanalyse innebærer å bryte en stilling ned i mindre arbeidsoppgaver for så å identifisere hvilke områder stillingsinnehaveren må ha kompetanse. Resultatet av jobbanalysen er som regel en skriftlig kravspesifikasjon som inneholder beskrivelser av kravene som stilles i den aktuelle stillingen. I følge Brannick, Levine og Morgeson (2007) avhenger jobbanalyser av en rekke valg som reflekterer de mange måtene det kan gjennomføres i praksis. Disse valgene omhandler 1) hvilke temaer som kartlegges, 2) hvilke metoder for datainnsamling som benyttes, 3) hvilke informasjonskilder informasjon samles inn fra og 4) hvordan temaer analyseres.

Jobbanalyse er langt fra et nytt fenomen

Begrepet jobbanalyse ble først introdusert i ledelse- og organisasjonslitteraturen av Fredrick Taylor i 1916. Tross sitt tidlige opphav er det først i løpet av 1940-tallet at jobbanalyse ble anerkjent som et eget fagfelt (Morgeson & Dierdorff, 2011). Sammenliknet med andre fagfelt har det blitt viet lite oppmerksomhet til forskning på jobbanalyse. Mellom 1960 og 2008 ble det publisert 193 fagfellevurderte artikler om jobbanalyse (Morgeson & Dierdorff, 2011). Selv om en kan anta at antallet har økt siden 2008, gir det en indikasjon på hvor lite forskning det har blitt gjort på jobbanalyse.

Hvordan gjennomføres norske virksomheter jobbanalyser i forbindelse med rekruttering?

Det meste av det som finnes av litteratur om jobbanalyse er publisert i USA. I den amerikanske tradisjonen virker det å være de kvantitative tilnærmingene til jobbanalyse som står sterkest. Dette har resultert i at det har blitt gjort mer forskning på standardiserte spørreskjema sammenliknet med mer kvalitative metoder, som for eksempel intervju. I den skandinaviske tradisjonen, som vi er en del av, er det derimot den kvalitative tilnærmingen til jobbanalyse som er høyest verdsatt. For å bidra til økt innsikt i hvordan jobbanalyse utføres i norsk kontekst valgte jeg å gjennomføre en studie der jeg undersøkte jobbanalysepraksis i fem forskjellige norske rekrutteringsfirmaer. Funnene er basert på ni intervjuer, tre observasjoner og analyser av jobbanalysemaler, og kan oppsummeres i følgende seks temaer:

Jobbanalyse bidrar til å skape økt bevissthet i rekrutteringsprosessen

Det fremkommer av funnene i studien at informantene gjennomfører jobbanalyser først og fremst fordi det bidrar til å skape økt bevissthet over hva en er ute etter i stillingen. Det virker også som at informantene har en formening om at jobbanalyser bidrar til å avdekke så kalte “objektive kriterier”, bestående av kompetanser som anses som viktige for å lykkes i stillingen. Tanken virker å være at vurderinger på bakgrunn av disse “objektive kriteriene” kan en skape mer rettferdige rekrutteringsprosesser. Jobbanalyser blir også trukket frem som et viktig verktøy for å lage mer strukturerte rekrutteringsprosesser. Informantene forteller at flere av beslutningene som blir tatt i rekrutteringsprosesser er basert på kravene som er avdekket i jobbanalysen. Det virker imidlertid å være noe variasjon i forhold til hvor mye jobbanalysen vektlegges i de forskjellige stegene i rekrutteringsprosessen.

Hvilke temaer blir kartlagt og hvordan fremstilles disse i kravspesifikasjonen?

Det virker å være en overordnet enighet om at det er viktig å kartlegge bransje, organisasjon, stilling og ønsket profil når en skal gjennomføre jobbanalyser. Hvordan disse temaene kartlegges og vektlegges, avhenger av stillingen det rekrutteres til. Det fremkommer av informantenes beskrivelser at de gjennomfører forskjellige rangeringer av kravene i jobbanalysen. Årsaken til dette virker å være en oppfattelse av at strenge krav vil gjøre det vanskeligere å finne kvalifiserte kandidater. Informantene er opptatt av at kravene i kravspesifikasjonen skal være så realistiske som mulig, derfor forsøker de å legge beskrivelser direkte inn i kravspesifikasjonen. Hvis det er noen egenskaper en ønsker å teste senere i rekrutteringsprosessen, kan disse oversettes til målbare begreper. Det er imidlertid viktig å opprettholde transparens mellom målbare begreper og opprinnelige begreper. Dersom en tar for stor avstand fra de opprinnelige beskrivelsene kan en ende opp med å teste krav og kompetanser som egentlig ikke er relevant for stillingen, og i verste fall ansette feil person.

Hvilke datainnsamlingsmetoder er foretrukket?

Utfra informantenes beskrivelser er samtale eller semi-strukturerte intervju metoden å foretrekke i forbindelse med jobbanalyser. Årsaken til dette virker å være at metoden muliggjør utforskninger, avklaringer og utfordringer av beskrivelser. Tanken er at prosessen med å konkretisere og nyansere kravene i stillingen kan bidra til å øke sjansene for at en finner rett person. Informantene har jobbanalysemaler de kan bruke som støtteverktøy i forbindelse med jobbanalysen, men disse blir brukt i større eller mindre grad. Informantene virker å være bevisst over fordelene med å bruke spørreskjema, men siden metoden gir begrensete muligheter for utbrodering og kvalitetssikring av informasjon, er intervjumetoden å foretrekke. Informantene virker også å være bevisst over fordelene med å benytte observasjon, men de opplever det som utfordrende å oversette observasjoner til egenskaper som kan legges inn i kravspesifikasjonen. En av informantene ytret en formening om at det hadde vært nyttig å benytte trianguleringer av metoder for å få et bredere sammenlikningsgrunnlag i jobbanalysen, men var usikker på hvordan en skal filtrere denne informasjonen ned til en enkelt person.

Hvilke informasjonskilder benyttes?

Det fremkommer av informantenes beskrivelser at kunden er den viktigste informasjonskilden i forbindelse med jobbanalyser. Det er også ønskelig å snakke med nåværende stillingsinnehaver dersom omstendighetene tillater det. Ellers virker det å være vanlig å snakke med nærmeste kollegaer eller tillitsvalgt, overordnete og underordnete, for å vurdere om det er noen sentrale momenter ved stillingen som ikke har blitt avdekket. Erfaringer fra liknende stillinger virker også å ha en innflytelse på jobbanalysen. I tillegg fremkommer det at eksisterende kildemateriell ofte blir brukt som et supplement for informasjon i jobbanalysen.

Hva er utfordrende med å gjennomføre jobbanalyser?

En utfordring som blir nevnt i forbindelse med jobbanalyser er uforberedte kunder, fordi de har en tendens til å streve med å gi realistiske og presise beskrivelser av stillingen. Dette kan være utfordrende siden det setter høyere krav til rekrutterers egne ferdigheter på intervjuteknikk. En annen utfordring som blir nevnt er tid og ressurser. Gjennomføringer av strukturerte samtaler og intervju krever både tid og ressurser. Derfor er det etterspurt automatiserte og digitale verktøy som kan bidra til å effektivisere jobbanalysen.

Hvordan kvalitetssikres jobbanalyseinformasjon?

Det virker som at informantene stort sett har en formening om hva som kjennetegner en god jobbanalyse. Tross dette sier de færreste at de gjennomfører bevisste vurderinger av jobbanalyseinformasjon. Det virker imidlertid som at alle er opptatt av å bekrefte jobbanalyseinformasjon med kunde. Samtlige forteller at de også ønsker å bekrefte
jobbanalyseinformasjon med forskjellige informasjonskilder for å se om det er noe samsvar mellom beskrivelsene deres. Enkelte ganger jobber informantene sammen på oppdrag. I disse tilfellene virker det som at de etterstreber en felles forståelse av jobbanalyseinformasjon.

Oppsummering

Mens det er de kvantitative og standardiserte metodene for jobbanalyse som er mest omtalt og utforsket i litteraturen, er det de kvalitative metodene som er mest brukt av informantene i denne studien. Det fremkommer av informantenes beskrivelser en bevissthet over hvilke temaer som skal kartlegges, hvilke datainnsamlingsmetoder som skal benyttes, hvilke informasjonskilder de ønsker å samle inn data fra og hvilke utfordringer de møter på i forbindelse med jobbanalyser. Informantene virket å være mindre bevissthet over hva som skjer mellom datainnsamling og den ferdigstilte kravspesifikasjonen. Derfor blir det etterspurt forskning som mer eksplisitt fokuserer på å utvikle retningslinjer på hvordan en skal gjennomføre og kvalitetssikre jobbanalyser.

Artikkelen er basert på masteroppgave skrevet av Ellen Mathisen