Å starte i ny jobb kan være krevende og mange bedrifter har ikke tatt innover seg viktigheten av å legge en god plan for hvordan nyansatte tas imot og introduseres til virksomheten og rollen. Dårlig oppfølging kan føre til en dårlig start på arbeidsforholdet.

Målet for et onboarding-program bør være at den nyansatte får bekreftet at valget han/hun har gjort er riktig og å bidra til at den nyansatte raskest mulig leverer.

Dette arbeidet bør starte allerede ved kontraktsignering. Enkle grep kan gjøre at den nyansatte møter opp ekstra motivert og klar for sin nye jobb allerede første dag. Men mange arbeidsgivere har lav bevissthet om dette, og har mangelfulle rutiner og programmer, sier partner i Orion Search, Helge Frisch.

I en travel jobbhverdag er en av de største utfordringene med onboarding tiden ledere setter av til å engasjere seg i sine nye ansatte. De blir fort alle og ingens ansvar. Dermed vil etablerte verktøy i form av gode rutiner og en forankret introduksjonsplan være til stor hjelp for å sikre at alle aspekter av nyansettelsen er ivaretatt, og at tilfeller av tilfeldigheter, forskjellsbehandling og unødvendige forsinkelser reduseres.

Grovt sett bør et onboardingprogram ivareta følgende områder:

1. Det praktiske

Først og fremst bør man forberede det praktiske, som innmelding i forsikringsordninger og lønnssystem. Adgangskort, e-postadresser, mobiltelefon, pc og visittkort, må være på plass første arbeidsdag.

– Dersom det praktiske ikke er i orden er man ikke operativ før etter noen dager. Alle nyansatte ønsker å føle at de er til nytte så fort som mulig. Dersom alt det praktiske er på plass første arbeidsdag vil den nye medarbeideren føle seg velkommen, og komme raskere i gang, men allerede der svikter det for veldig mange, sier Helge.

«Alle nyansatte ønsker å føle at de er til nytte så fort som mulig»

2. Det faglige

For både bedriften og den nyansatte er det viktig å få etablert den nødvendige innsikten. Det handler om alt fra selskapets strategiske prioriteringer, verdikjede og sentrale grensesnitt, til faglige aspekter ved rollen og oppgavene. Allerede før oppstart kan den nyansatte bli involvert gjennom å få tilsendt relevant informasjon som nyhetsbrev, interne e-poster, markedsplaner, tilgang til intranett og andre oppdateringer på det som skjer i virksomheten.

– For toppledere vil det være avgjørende med tett dialog med styre og ledelse, og at vedkommende regelmessig deltar i ledermøter, strategisamlinger o.l. før oppstart. Ved å gi den nyansatte litt «hjemmelekse» før oppstart får man en «flying start» når medarbeideren dukker opp første ordinære arbeidsdag, sier Helge.
Som ny kan det også være vanskeligere å prioritere hva som er viktig og ikke. Tydelig forventningsavklaring fra første dag er derfor viktig, kombinert med hyppig og regelmessig oppfølging/avstemming.
Når det kommer til den faglige introduksjonen, så bør denne i tillegg til noen standard ting som er likt for alle nyansatte, også skreddersys den enkelte. Og ikke minst bør den nyansatte selv være involvert i å legge planer og definere ansvaret.
Om bedriften mislykkes med introduksjonen og er virkelig uheldig kan man risikere å miste kandidaten før oppstart. I verste fall dukker det opp en ny rolle hos eksisterende arbeidsgiver og de hopper av før de i det hele tatt har startet.

3. Det sosiale

Sosial tilhørighet er et grunnleggende menneskelig behov. Å føle seg velkommen og ønsket skaper trygghet. Å inkludere den nyansatte sosialt i tiden etter signering og før oppstart er viktig. En telefon fra lederen om at man gleder seg til å få vedkommende på plass, invitasjon til å sosiale arrangementer som sommerfest, julebord og kick-off er enkle grep for å starte den sosiale tilknytningen.
Da blir også den mer formelle hilserunden første dagen på jobb langt hyggeligere og det blir langt lettere for den nyansatte selv å henvende seg direkte til kolleger for veiledning.

«Om bedriften er virkelig uheldig kan man risikere å miste kandidaten før oppstart»

4. De første 100 dagene

De første dagene og månedene fra oppstart, er også en kritisk fase. Det er en kjent sak at man som nyansatte føler seg som ny mye lenger enn det resten av organisasjonen og kolleger gjør. I starten er kanskje mange behjelpelige, men etter ganske kort tid vil organisasjonen ta for gitt at den nyansatte er godt inne i ting. Da kan det bli vanskelig for den nyansatte å be om råd og hjelp og han/hun kan oppleve å ikke strekke til i forhold til forventningene fra omgivelsene.

Mange bedrifter er flinke til å lage introduksjonsplaner for å sette den nye inn i alle praktiske forhold, men en introduksjonsplan bør som nevnt omhandle alt fra praktiske forhold i bedriften, til faglige- og sosiale aspekter, og aller helst skreddersys den enkelte. Å ansvarliggjøre den nyansatte selv er også viktig.

– Mangel på oppfølging fra leder og kolleger, kan skape frustrasjon, og du kan ende med en nyansatt som føler seg oversett og ikke får den støtten og rettledningen mange trenger i en oppstartsfase.

– Ledere vil ofte ta grep og regi selv, men medarbeidere på lavere nivåer kan trenge mer oppfølging. I store selskaper hvor man ofte skal samarbeide med mange ulike avdelinger og ressurser, kanskje også i andre land, er dette avgjørende for å få den nye raskt og effektivt i gang.

– Det aller viktigste er at den nyansatte får et tillitsforhold til arbeidsgiver så tidlig som mulig. Derfor er inkludering og oppfølging både i tiden etter signering og tiden etter første arbeidsdag så utrolig viktig, avslutter Helge Frisch.